> Marco legal

Las ayudas dirigidas a los Entidades locales de la Comunidad de Madrid en materia de archivos vienen reguladas por la Orden 43/2024, de 22 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte. Estas bases contemplan seis posibles líneas de actuación: adecuación del depósito de archivo; equipamiento de local de archivo; organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados; restauración de documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro; digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de las Entidades locales; y proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la Entidad local.

> Convocatoria 2024

+INFO:

UNIDAD TÉCNICA DE PROTECCIÓN Y REGISTROS DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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(+34) 91 720 89 93

> ¿Qué tipo de ayudas pueden solicitarse?

Requisitos: Subvención dirigida a todo tipo de entidades locales. Las entidades locales con población igual o superior a 10.000 habitantes deberán contar con personal técnico archivero. En las entidades locales con población inferior a 10.000 habitantes que no exista personal técnico archivero la Secretaría del ayuntamiento deberá asumir explícitamente la gestión del servicio de archivo. En ambos casos el local propuesto para ser adecuado como archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. En el caso de que la entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero, el local que se pretende equipar deberá estar preferiblemente ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales. Objeto subvencionable: El objeto de la subvención es tanto la realización de las obras como la adecuación de las instalaciones que sean necesarias para que el depósito de archivo reúna las condiciones que permitan la correcta custodia de los documentos.

Requisitos: El local que se pretende equipar deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. En el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la entidad local deberá contar con personal técnico archivero. En el caso de que la entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero en razón del objeto de la subvención solicitada, el local que se pretende equipar deberá estar, preferiblemente, ubicado en el edificio consistorial. Objeto subvencionable: El mobiliario para el local de archivo: estantería tradicional y/o compacta (metálica homologada) y planeros. Los sistemas de seguridad tanto del local de archivo como de la sala de consulta: alarmas, detectores y cámaras de vigilancia. Los sistemas de control medioambiental para la medición de temperatura y humedad de los depósitos de archivo. Los dispositivos de reproducción de documentos: escáner, cámara fotográfica digital y equipos reproductores multifuncionales. Los sistemas de protección contra incendios. El software específico de gestión de archivo. El equipamiento informático (hardware).

Requisitos: Las entidades locales no dispondrán de personal técnico archivero. Los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la entidad local o sus ciudadanos. Las entidades locales interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un local adecuado, preferiblemente ubicado en el edificio consistorial o sede principal de la entidad local, que deberá cumplir los requisitos mínimos para la correcta instalación, conservación y seguridad de los documentos, una vez finalizados los trabajos de organización y tratamiento archivístico.  Objeto subvencionable: La organización y tratamiento archivístico integral (identificación, clasificación, descripción e instalación) de fondos documentales desorganizados.

Requisitos: Los documentos a restaurar deberán contar con una base de datos en la que conste, como mínimo, una breve descripción de éstos y las fechas de los mismos. Las entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. Si la entidad local no contara con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito. Objeto subvencionable: La restauración de documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro. Esta línea de subvención lleva aparejada la digitalización de los documentos restaurados.

Requisitos: Las entidades locales deberán tener personal técnico archivero. No obstante, aquellas entidades locales que tengan menos de 10.000 habitantes y no dispongan de personal técnico archivero podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control. Las entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos.  Los documentos que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13 c) de la Orden 43/2024, de 22 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deporte. Objeto subvencionable: La digitalización y/o microfilmación de los fondos documentales históricos de las entidades locales. Se deberá tener en cuenta que los fondos documentales tengan, al menos, treinta años de antigüedad o, en su defecto, que hayan pasado por el proceso de valoración. La digitalización se realizará desde el documento origina y los trabajos de microfilmación serán optativos y sólo se realizarán a partir de la copia digital.

Requisitos: Los ayuntamientos deberán tener personal técnico archivero. Los ayuntamientos tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. El patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión deberá estar correctamente descrito y digitalizado. La entidad local habrá de haber colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid.  Objeto subvencionable: Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la entidad local.

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