TAMBIÉN, SE PRESENTARON LOS PROTOCOLOS DE DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Y SECTOR PÚBLICO DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
El Consejo de Archivos, máximo órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos y Patrimonio Documental, se ha reunido este miércoles en la primera sesión ordinaria del año para debatir los principales asuntos surgidos de las mesas de trabajo que forman parte del mismo. El asunto más destacado de la jornada fueron los efectos y consecuencias que para las funciones y competencias del Consejo de Archivos supone la entrada en vigor de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
21 junio 2023
También, objeto de esta primera reunión del año han sido la composición, organización y funcionamiento de las Mesas de Trabajo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, así como la modificación de los modelos de formularios de los oficios de remisión de las propuestas de valoración y de las propuestas de eliminación.
Del mismo modo, se han presentado otros Estudios de Identificación y Valoración, fruto del trabajo consensuado en otras Mesas de Trabajo. Se trata de: la serie Expedientes depreinscripción en la universidad, presentada por la Universidad Complutense de Madrid y de aplicación a todas las universidades madrileñas; las series Expedientes de ayudas y prestaciones de acción social para empleados públicos y Expedientes de préstamos y anticipos para empleados públicos, presentadas por la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte de la Comunidad de Madrid, comunes para la Administración de la Comunidad de Madrid y las series Expedientes de devolución de ingresos indebidos e Historias Sociales, cuya presentación corrió a cargo del Ayuntamiento de Alcobendas y que son aplicables a los Ayuntamientos de la Región.
Memoria anual 2022
En la sesión celebrada este miércoles, donde se ha presentado la Memoria Anual de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental y los centros de archivo de ella dependiente (Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y Archivo Histórico de Protocolos de Madrid) correspondiente al año 2022, también se ha informado sobre la modificación de las denominaciones de varias Mesas de Trabajo para adecuarlas a la nueva estructura del Sistema de Archivos aprobada en la nueva Ley. De este modo, la Mesa de Trabajo sobre Series Comunes dentro del Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid pasa a llamarse Mesa de Trabajo sobre Series Comunes dentro del Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid; la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de las Universidades de la Comunidad de Madrid es renombrada como Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid; y la Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de la Administración Local de la Comunidad de Madrid se denominará como Mesa de Trabajo sobre Valoración de Documentos de los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid.
Elena Hernando Gonzalo, directora general de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid, en el centro de la imagen junto al subdirector general de Archivos y Gestión Documental, Javier Díez Llamazares, y la secretaria del Consejo de Archivos y jefa de Área de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, Beatriz Franco Espiño.
Protocolos de Digitalización
Otros de los puntos más destacados de la sesión fue la aprobación de los dos protocolos de digitalización de los documentos de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid elaborados en el seno de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico. En este sentido, el Protocolo de Digitalización Garantizada de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid supone un avance más en el objetivo de mejorar la relación del ciudadano con la administración y hacerla más fluida. Por su parte, el Protocolo de Digitalización de Conservación, Consulta y Difusión de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid significa un progreso en la consecución del propósito de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de dotar al conjunto de los archivos de la Comunidad de Madrid de mejores instrumentos para el tratamiento archivístico de la documentación regional.
Elena Hernando, directora general de Patrimonio Cultural de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, hizo balance del trabajo desarrollado por el Consejo de Archivos durante los últimos cuatro años y destacó que se han aprobado 27 tablas de valoración y unos 6,4 km. de documentos en soporte papel y 4.411 GB de documentos electrónicos cuya eliminación ha sido informada favorable.
Para concluir la sesión, se presentó el balance del estado de ejecución de las eliminaciones de fracciones temporales de series documentales dictaminadas favorablemente por la Comisión Evaluadora de Documentos de Archivo en su reunión de 7 de junio de 2023. Una de ellas correspondiente a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte: Expedientes de licencias, permisos y vacaciones de los empleados públicos. Dos al Ayuntamiento de Coslada: Publicidad de edictos, anuncios y notificaciones y Expedientes de licencia en vía pública para servicios y acometidas de servicios. Y otras cinco al Ayuntamiento de Valdemoro: Expedientes y partes de permisos, licencias y vacaciones de los empleados públicos, Expedientes de ayudas o prestaciones de acción social, Expedientes de licencia en vía pública para servicios y acometidas de servicio, Expedientes de responsabilidad patrimonial e Historias clínicas laborales.
Otros de los puntos más destacados de la sesión fue la aprobación de los dos protocolos de digitalización de los documentos de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid elaborados en el seno de la Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico.
¿Qué es el Consejo de Archivos?
El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, adscrito a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, es el órgano consultivo y asesor de la Comunidad de Madrid en materia de Archivos y Patrimonio Documental. Sus funciones se centran en el asesoramiento a la Administración de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y patrimonio documental y en la valoración de los documentos sobre los que se decide si tendrán o no una conservación permanente. De forma transitoria y hasta la aprobación del Reglamento del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid y de desarrollo de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, asumirá las funciones del nuevo Consejo de Archivos diseñado en dicha ley y de la nueva Comisión de Acceso y Valoración de Documentos de la Comunidad de Madrid.
Otras de sus funciones son la realización de propuestas de actuación archivística dentro del marco de la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, la información preceptiva sobre la inclusión o, en su caso, exclusión del Patrimonio Documental Madrileño de documentos de titularidad privada y la canalización y/o emisión de informes sobre cualquier asunto que el Consejo de Gobierno o la Asamblea de Madrid sometan a la consideración del Consejo de Archivos, así como en los demás supuestos previstos en la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
Asimismo, en el ámbito de los documentos de titularidad pública, dictamina de forma preceptiva y vinculante las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los mismos, previos los estudios y las propuestas que le sean presentados, así como las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas y los Reglamentos de los Archivos de competencia autonómica.
Entre los miembros actuales del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se encuentran representantes de los municipios de la Región, de los archivos de titularidad privada, de los diferentes Subsistemas integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, y tres personalidades de especial relieve científico o cultural, así como especialistas permanentes en materia de administración electrónica y protección de datos.
