Podrán realizarse aportaciones durante los próximos 15 días
La Comunidad de Madrid ha iniciado los trámites para aprobar una nueva Ley de Archivos y Documentos de la región, con la próxima publicación en el Portal de Transparencia de la Comunidad y el Portal de Participación de la memoria del Anteproyecto de Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. El texto permanecerá en consulta pública durante 15 días para recabar la opinión de las personas implicadas por la futura norma y las organizaciones más representativas.
Las más de dos décadas transcurridas desde la aprobación de la vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, la propia evolución de la Comunidad de Madrid desde el punto de vista institucional y competencial, los cambios producidos en materia de archivos y gestión documental (con la especial incidencia de las tecnologías de la información y de la comunicación) y el necesario entronque entre la gestión de los documentos y la transparencia administrativa hacen más que nunca necesario un nuevo marco normativo que coloque a la Comunidad de Madrid entre las Administraciones Públicas punteras en lo que se refiere a la gestión de sus documentos y archivos.
Los archivos: garantes de nuestros derechos fundamentales
Los archivos constituyen la médula espinal de la administración pública y en ellos descansan muchos de nuestros derechos fundamentales, desde la propia identidad que proporciona el Registro Civil hasta las pensiones de jubilación que bendicen los justificantes de cotización a la Seguridad Social o a clases pasivas. También, son, en un Estado democrático de Derecho, una herramienta esencial para hacer efectiva la transparencia de las administraciones, gracias a los testimonios que los documentos archivados aportan, permitiendo así el más escrupuloso escrutinio de las actuaciones de los poderes públicos. A pesar de su esencial carácter legal y administrativo, los archivos, sin embargo, han sido tradicionalmente contemplados en la normativa legal sólo como elementos de nuestro patrimonio histórico y cultural, así lo hacía también la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
Protección y tratamiento integral de los documentos de las administraciones públicas
El Proyecto de Ley que presenta la Comunidad de Madrid rompe con esa dinámica y pone el foco inicialmente en los documentos que producen los organismos públicos y en la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, desde que nacen hasta que son eliminados –una vez producidos sus efectos y constatada la ausencia de valores que justifiquen su conservación— o bien, son seleccionados para su conservación permanente como evidencias fieles para nuestra memoria colectiva.
El Anteproyecto de Ley que presenta la Comunidad de Madrid pone el foco inicialmente en los documentos que producen los organismos públicos y en la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, desde que nacen hasta que son eliminados. Patrimonio documental: nuevo concepto y nuevo instrumento para una mejor protección
La futura Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid regula también, no obstante, la protección del Patrimonio Documental, ya no sólo en lo que respecta a los documentos de los organismos públicos, sino también a los privados, mejorando el régimen de protección de todos ellos a partir de una clara acotación del concepto y de los instrumentos de protección, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Protección de los documentos públicos contra la destrucción no autorizada
La protección de los documentos públicos, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, quedará asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo. Con esta nueva ley, los documentos públicos se han de conservar y tratar convenientemente en cuanto que son necesarios para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derechos y permiten escrutar las actuaciones de los administradores y sus responsables. Se convierte en una obligación para todas las administraciones contar con una política de gestión de documentos que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, así como su tratamiento, conservación y servicio, con las limitaciones de acceso que la legislación impone. Además, se contempla, que alcance a todos los documentos, independientemente de su formato, cuidando muy especialmente la gestión de los documentos electrónicos, por los que apuesta decididamente la administración pública a partir de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. La obligatoriedad de conservar los documentos se considera una responsabilidad directa de las administraciones y en esa línea se limita la externalización de la guarda y custodia de los documentos a los casos de urgencia y requerirá, en todo caso, informe y conocimiento previos de la Consejería competente en la materia de archivos. El dictamen sobre la valoración de los documentos corresponde a la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos, que en esta Ley se conforma como órgano independiente del Consejo de Archivos, que ahora centrará su actuación en el asesoramiento al Gobierno Regional en política archivística, liberándose de la carga excesiva que le imponía la vigente ley de 1993 en cuanto a la labor de valoración documental.
Se rompe, de este modo, la dinámica que vinculaba la protección de los documentos a su valor como bienes culturales, ya que la anterior normativa establecía, sin discriminación, que todos los documentos producidos por las administraciones públicas, desde un albarán de entrega de materiales hasta el nombramiento de un director general, eran patrimonio documental y, por ello, parte del patrimonio histórico. Esa concepción inclusiva por defecto restaba credibilidad a la hora de aplicar la figura del expolio del patrimonio cultural a la destrucción de documentos y la ley se ha mostrado ineficaz para evitar las pérdidas de documentos administrativos. Esta nueva ley refuerza la capacidad de inspección de la Comunidad de Madrid sobre la gestión de documentos y los archivos públicos en su ámbito competencial, dando a los técnicos responsabilizados de la actividad inspectora, el carácter de agentes de la autoridad.
Regulación de los documentos electrónicos de las Administraciones Públicas
La ley de 1993 de archivos y patrimonio documental no contemplaba la nueva realidad que la administración electrónica nos impone, y esa era una asignatura pendiente que debía ser superada. Pero también adolecía de la falta de integración en el sistema archivístico de la Comunidad de Madrid de los archivos judiciales de la región, dado que el traspaso de competencias respecto a los mismos se produjo en el año 2003. Ahora se integran en el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid, los documentos de todos los poderes públicos: el ejecutivo, el legislativo y el judicial, separando el archivo de la Asamblea de Madrid de los archivos del Gobierno, que la anterior legislación mantenía unidos en un mismo subsistema.
Esta nueva norma legal determina que los documentos electrónicos en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, gozarán de las características de autenticidad, fiabilidad, accesibilidad y trazabilidad indispensables para que cumplan con plenitud su función testimonial como evidencias. Igualmente, deberán ajustarse a los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad, así como a las normas técnicas que los desarrollan.
Los documentos electrónicos en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, gozarán de las características de autenticidad, fiabilidad, accesibilidad y trazabilidad indispensables para que cumplan con plenitud su función testimonial como evidencias. Vinculación de los archivos privados al sistema de archivos de la región
En cuanto a los archivos privados, la ley crea un mecanismo para que voluntariamente aquellas entidades privadas que lo soliciten se puedan integrar en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, que este texto legislativo contempla, y que les permitiría gozar de todas las ventajas de la vinculación al sistema archivístico, recursos compartidos, normativa técnica homologada, asesoramiento técnico permanente, etc., incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para el desarrollo y la difusión de los archivos. En este último caso, aquellos archivos privados que gocen de subvenciones de la Comunidad de Madrid, deberán garantizar la accesibilidad del público a sus fondos documentales salvo las excepciones amparadas por la legislación.
Derecho de acceso a los archivos como garantía de la transparencia administrativa
La ley contempla el derecho de acceso a los archivos públicos vinculado al derecho de acceso a la información pública, que garantiza la legislación sobre Transparencia, tanto en la ley estatal como en la futura norma autonómica. La implicación que al respecto tendrá el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid queda descrita también en la futura ley, estableciendo que los archivos públicos deberán facilitar al máximo no sólo los medios pertinentes para permitir el acceso a las salas de consulta de los archivos, sino que también ofrecerán, desde el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid, los instrumentos de descripción (bases de datos, inventarios, catálogos) de los archivos integrados en el Sistema. Se fomentan, en fin, los archivos como vehículos de difusión y divulgación que acerquen a los ciudadanos el conocimiento y uso de los mismos, resaltando su importancia como piezas clave para la transparencia administrativa y para la gestión de sus relaciones con las administraciones, así como su disfrute como elementos culturales de especial relevancia.
