Como servicio vertebrador, participa en la planificación de la actividad de cada uno de los servicios médicos, quirúrgicos y centrales facilitando información sobre la demanda asistencial que permite una correcta programación de los citados y sus recursos.
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica se estructura en cinco grandes áreas de trabajo:
1. Área de Admisión.
2. Área de Información Clínico-Asistencial.
3. Área de Archivo.
4. Área de Admisión de Urgencias.
5. Centro de Especialidades CEP.
Área de Admisión:
Nuestros objetivos son atender a los pacientes para la obtención de citas para consultas y pruebas solicitadas por los facultativos del centro, mediante un procedimiento que pretende coordinar y conciliar las necesidades asistenciales del paciente en su vida cotidiana.
Facilitar y ayudar al paciente en el momento de su ingreso en el hospital.
En los casos en que los pacientes requieran ser atendidos en otros centros públicos para la realización de procedimientos clínicos no disponibles en nuestra cartera de servicios, admisión se ocupa de la canalización (gestión) de estos procedimientos, evitandole gestiones añadidas fuera del centro.
Mantener actualizados los datos básicos del paciente.
Otro de los servicios prestados es la gestión e inclusión, de los pacientes que precisan una intervención quirúrgica, en la lista de espera para su manejo y actualización.
Área de Unidad de Información Clínico-Asistencial U.I.C.A.:
La UICA tiene como finalidad cubrir los requerimientos de información de todos los usuarios autorizados por el centro, de la forma más precisa, sistematizada y objetiva posible.
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica al que pertenece, al participar directa o indirectamente en casi todos los procesos de un paciente en el hospital, se convierte en una fuente básica de datos asistenciales que junto con la información clínica aportada por el personal sanitario conforman el Sistema de Información Clínico-Asistencial. La UICA participa en su diseño, como en su desarrollo, mantenimiento, actualización, difusión, implantación y formación a usuarios.
La información asistencial generada en el área se constituye en referencia oficial y válida para el hospital, tanto en lo que respecta a su utilización interna como a su comunicación hacia el exterior.
Este área de trabajo orienta a los profesionales del centro cuyo objetivo es la gestión del conocimiento en las áreas asistenciales, de investigación y de gestión clínica.
Área de Archivo:
Tiene como objetivo la custodia de la documentación clínica del paciente, actualizando e incorporando al historias todos los datos necesarios para los distintos procesos asistenciales. Se ocupa además de tener disponible la documentación clínica que el paciente pueda necesitar en cualquier momento de su proceso asistencial.
Dispone de una unidad de codificación en la que, a través de los datos obtenidos de la historia clínica, normaliza y asigna un código (CIE-10) que permite conocer la actividad y casuística del centro.
La Unidad de Archivo y Documentación Clínica es la encargada de gestionar toda la información clínica de cada paciente en nuestro Centro Sanitario.
Nuestros objetivos fundamentales se dirigen a:
- Organizar toda la documentación en una Historia Clínica Única y facilitar la integración de toda la información sobre el proceso asistencial; apoyados en las nuevas tecnologías suministrar al personal sanitario el acceso a la información clínica para facilitar la asistencia.
- Garantizar el acceso a la documentación clínica.
- Asegurar la recuperación de la información de los datos clínicos de cada proceso asistencial de cada paciente en el hospital en relación con la codificación de los diagnósticos y procedimientos de cada episodio con el fin de servir de apoyo a la toma de decisiones, a la investigación y a la comparación.
Gestión de la documentación
En los últimos 10 años el proceso de cambio y evolución del Archivo de Historias Clínicas del Hospital Universitario de “La Princesa” ha sido ingente, cambiando nuestros procedimientos de trabajo.
En estos diez años hemos conseguido incorporar al sistema de Historia Clínica Electrónica un número de 600.000 expedientes. Este trabajo permitirá tener salvaguardado para el futuro la información clínica de nuestros pacientes.
Toda esta tarea de transformación de la documentación en papel a un modelo digital ha permitido la reordenación de todos los espacios del Archivo de Historias.
Nuestra labor en relación con la Historia Clínica Digital no acaba con el procesado y digitalización de la documentación clínica para incorporarlo al sistema informático, sino que implica un compromiso permanente de tratamiento de la documentación que se genera diariamente en cada una de las áreas asistenciales de nuestro Centro.
De este modo TODAS las mañanas se recogen documentos en los controles de las consultas externas del Hospital, en 6 puntos del área de Urgencias, en los Servicios Centrales y en todas las Secretarias de Hospitalización.
Esta documentación es ordenada y procesada al momento con el fin de que a la mañana siguiente esté incorporada a la Historia Clínica Digital y a disposición de los facultativos.
Área de Admisión de Urgencias
El objetivo de este área es registrar a todos aquellos pacientes que acuden al Servicio de Urgencias del Hospital, dando apoyo para la gestión administrativa necesaria en este área del centro.
Centro de Especialidades
El Centro de Especialidades C.E.P. situado en la c/ Doctor Esquerdo nº 45, presta asistencia en consulta externa a pacientes, de igual forma que se realizan en el área de consulta del propio hospital. Cuenta con una delegación del Servicio de Admisión que se ocupa fundamentalmente de la gestión administrativa de las citas para pruebas y consultas médicas generadas en el propio centro de especialidades.
